POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
TABLA DE CONTENIDO POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES
INTRODUCCIÓN …………………………………………………………………………………4
PARTE I……………………………………………………………………………………………
GENERALIDADES………………………………………………………………………………..5
- MARCO LEGAL. …………………………………………………………………………..5
- ÁMBITO DE APLICACIÓN……………………………………………………………….5
- OBLIGATORIEDAD……………………………………………………………………….6
- PERMANENCIA……………………………………………………………………………7
- DEFINICIONES……………………………………………………………………………7
- PRINCIPIOS……………………………………………………………………………….8
- TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DE
LOS MISMOS……………………………………………………………………………..9 - RECURSO HUMANO ……………………………………………………………………10
1.1. TRABAJADORES, PRACTICANTES, APRENDICES Y PERSONAL RETIRADO.
10
1.2. SEGURIDAD – TRABAJADORES QUE OCUPAN CARGOS CRITICOS: ……..11
1.3. APLICANTES: ………………………………………………………………………11 - ACCIONISTAS…………………………………………………………………………..12
- PROVEEDORES: ………………………………………………………………………..12
- CLIENTES: ………………………………………………………………………………13
- SEGURIDAD – CONTROL ACCESO VISITANTES:………………………………….15
- MERCADEO: …………………………………………………………………………….15
- DATOS DE ESPECIAL TRATAMIENTO……………………………………………….16
8.1. DATOS SENSIBLES………………………………………………………………….16
8.2. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLECENTES…………………………16
PARTE II…………………………………………………………………………………………16
AUTORIZACIONES…………………………………………………………………………….16 - AUTORIZACION. ……………………………………………………………………….16
- EXCEPCIONES ………………………………………………………………………….17
- PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN……………………………………………………..17
PARTE III ……………………………………………………………………………………….17
DERECHOS. …………………………………………………………………………………….17 - DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACION………………………….17
PARTE IV………………………………………………………………………………………..18
DEBERES………………………………………………………………………………………..18 - DEBERES DE CasaLuker RESPECTO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
PERSONALES……………………………………………………………………………18
PARTE V…………………………………………………………………………………………19
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN…………………………………………………………19 - NIVEL DE MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADO AL TRATAMIENTO…………..19
- PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS
DERECHOS DE LOS TITULARES……………………………………………………..20
15.1. CONSULTAS………………………………………………………………………..20
15.2. RECLAMOS …………………………………………………………………………20
PARTE VI………………………………………………………………………………………..21
PARTE FINAL……………………………………………………………………………………21 - PERSONA O DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES,
CONSULTAS Y RECLAMOS. …………………………………………………………..21 - ÁREA ENCARGADA DE LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES………22
- CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS………………………22
- VIGENCIA. ……………………………………………………………………………..22
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
CASALUKER S.A.
CASALUKER S.A, en adelante “CasaLuker”, identificada con Nit. 890.800.718 – 1
es una empresa Colombiana fundada en 1904, con presencia a nivel internacional,
cuenta con un portafolio de alimentos y productos de aseo. Cuenta con domicilio
principal en la ciudad de Manizales, ubicada en la Carrera 23 No. 64B – 33 Torre A
El Cable, con teléfono de contacto (6) 8879510, y sede en Bogotá D.C. en la Calle
13 No. 68 – 98, Zona Industrial, con teléfono de contacto (1) 447 37 77 y a nivel
nacional: 01 8000 112 131 y correo electrónico [email protected].
CasaLuker, tiene la calidad de Responsable del Tratamiento de los datos
personales respecto de los datos que solicita y que le son suministrados a través
del desarrollo de su actividad. Por ello ha adoptado medidas adecuadas para que
los mismos sean almacenados, utilizados y conservados en condiciones seguras y
de respeto a los derechos de los Titulares de los Datos Personales. Con respecto a
la información personal que recopila de clientes, proveedores, empleados y demás
personas de las cuales podamos obtener datos con ocasión del desarrollo de
nuestras actividades.
INTRODUCCIÓN
CasaLuker en desarrollo de sus actividades conoce, recopila, almacena, utiliza y
en general trata información personal de los diferentes grupos de interés.
Teniendo en cuenta la importancia que tiene la información personal para sus
Titulares y la expedición en Colombia de un marco normativo que busca proteger y
garantizar el uso adecuado de la información de los ciudadanos, CasaLuker ha
desarrollado la presente Política de Protección de Datos Personales, siendo sus
principales pilares los siguientes: el respeto a la persona, la transparencia en el uso
de la información, el desarrollo de mejores oportunidades para los Titulares de los
datos y en general el cumplimiento eficiente de las normas que rigen en Colombia,
esto es de la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 contenido en el Decreto
1074 de 2015 y demás decretos concordantes, las circulares y guías emitidas por la
Autoridad Nacional de Protección de Datos.
El objetivo de esta Política es informar de manera clara y suficiente acerca de las
finalidades del Tratamiento, su alcance, los derechos que le asisten a los Titulares
de los datos, la forma de ejercerlos y en general transmitir la visión y forma en que
CasaLuker entiende su compromiso como Responsable del Tratamiento de los
datos personales. Así mismo, busca que este documento sea fácil de entender por
parte de los Titulares de los Datos y se convierta en una guía clara y concreta para
sus empleados, en el desarrollo de todas las funciones que impliquen el
Tratamiento de información personal.
En esta Política de Tratamiento de Datos Personales de CasaLuker se encontrarán
los lineamientos legales y corporativos bajo los cuales CasaLuker realiza el
Tratamiento de los datos personales, la finalidad, los derechos del titular, así como
los procedimientos internos y externos que existen para el ejercicio de tales
derechos ante CasaLuker.
PARTE I.
GENERALIDADES - MARCO LEGAL.
La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales de CasaLuker se ha
elaborado en desarrollo de las disposiciones contenidas en el artículo 15 de la
Constitución Política de Colombia, el cual consagra el derecho de todas las personas
a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ellas en
bancos de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a
quienes tienen datos personales de terceros, respetar los derechos y garantías
previstas en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esta clase de
información.
La Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la
protección de datos personales”, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 contenido
en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 “Por el cual se reglamenta
parcialmente la Ley 1581 de 2012” y sus demás normas concordantes y
complementarias. Sus disposiciones deben entenderse en armonía con estas
normas e interpretarse en forma sistemática con ellas.
En la medida que se incorporen cambios legales significativos que modifiquen las
normas anteriormente mencionadas, la Política para el Tratamiento de Datos
Personales de CasaLuker se ajustará de acuerdo a dichos cambios. - ÁMBITO DE APLICACIÓN.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales está dirigida a todos los
que tengan o hayan tenido alguna relación contractual con CasaLuker, sin que
esta enunciación sea exhaustiva, clientes tanto activos como inactivos,
proveedores, trabajadores, ex trabajadores, o cualquier tercero cuyos datos
personales se encuentran incluidos en las bases de datos de CasaLuker, empresas
que CasaLuker, contrate para la recolección de datos personales a su nombre.
El ámbito de aplicación de esta Política de Tratamiento de Datos Personales de
conformidad con la Ley 1581 de 2012, serán los datos de personas naturales
registrados en todas las base de datos de propiedad de CasaLuker, o cuyo
Tratamiento ha sido encargado a ésta.
Dadas las actividades que pude desarrollar CasaLuker es posible que actúe tanto
como Responsable del Tratamiento, como Encargado del mismo, dependiendo de si
ella misma los recaba y es quien define su finalidad de uso, o si por el contrario es
quien recibe los datos de un tercero a título de encargo.
La presente política aplicará al Tratamiento de datos personales efectuado en
territorio colombiano o cuando CasaLuker, en su calidad de Responsable o
Encargado del Tratamiento de los datos, dejare de estar domiciliada en el territorio
nacional, más sin embargo, le será aplicable la legislación colombiana en virtud de
normas y tratados internacionales.
El régimen de protección de datos personales que se establece en la presente
Política no será de aplicación para:
a) Las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente
personal o doméstico. Cuando estas bases de datos o archivos vayan a
ser suministrados a terceros se deberá, de manera previa, informar al
titular y solicitar su autorización. En este caso los Responsables y
Encargados de las bases de datos y archivos quedarán sujetos a las
disposiciones contenidas en la ley de Habeas Data.
b) Las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y
defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control
del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
c) Las bases de datos que tengan como fin y contengan información de
inteligencia y contrainteligencia.
d) Las bases de datos y archivos de información periodística y otros
contenidos editoriales. - OBLIGATORIEDAD
Todos los funcionarios de CasaLuker quedan cubiertos bajo esta política.
CasaLuker adelantará las campañas pedagógicas y de capacitación requeridas,
con el fin de asegurar que todas las áreas sean capacitadas en esta regulación y,
en especial, aquellas que tienen un mayor nivel de interacción con la
administración y Tratamiento de Datos Personales. De esta manera, se busca
asegurar el conocimiento, entendimiento y la debida aplicación de las normas.
Así mismo, esta Política también será aplicable a los Proveedores y Contratistas de
CasaLuker que tengan acceso a los Datos Personales de Titulares administrados
por CasaLuker, y que actúen como Encargados. Éstos deberán comprometerse a
conocer y dar cumplimiento a la ley y a esta política.
Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los
empleados, los contratistas y terceros que obran en nombre de CasaLuker.
El incumplimiento originará sanciones de tipo laboral o de tipo contractual según
sea el caso. Lo anterior, sin perjuicio del deber de responder cada uno de ellos
patrimonialmente por los daños y perjuicios que causen a los titulares de los datos
o a CasaLuker por el incumplimiento de estas políticas o el indebido Tratamiento
de datos personales. - PERMANENCIA.
Las políticas y procedimientos consignados en este documento aplican a las bases
de datos que posee actualmente y aquellas que hacia el futuro conforme o recopile
CasaLuker, la cual conservará indefinidamente los registros de todos los titulares
con el fin de mantener contacto con los mismos. Se eliminarán los datos del fichero
a petición del titular de la respectiva información. - DEFINICIONES.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular
para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el
Responsable, dirigida al titular para el Tratamiento de sus datos
personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la
Política de Tratamiento de Datos Personales que le será aplicable, la forma
de acceder a la misma y las finalidades del Tratamiento que se pretende
dar a los datos personales.
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto
de Tratamiento, tanto por parte de entidades públicas como privadas.
Incluye las bases de datos automatizadas y físicas.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a
una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso
indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen
el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas
o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de
derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político
o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de
oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los
datos biométricos.
• Dato público: Es el dato que no sea semi-privado, privado o sensible. Se
considera como tal, entre otros, los datos relativos al estado civil de las
personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de
servidor público.
• Datos biométricos: Son aquellos rasgos físicos, biológicos o de
comportamiento de un individuo que lo identifican como único del resto de
la población como huellas dactilares, análisis del ADN.
• Visitante: Persona(s) que están en un lugar por una duración inferior a 8
horas sin ejercer una actividad que se remunere en el lugar visitado.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o
privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de
datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o
privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de
datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de
Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o
supresión.
• Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento, como Política
de Tratamiento de Datos Personales aplicada por CasaLuker, de
conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el
Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado
en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor,
que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o
fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la
comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República
de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por
el Encargado por cuenta del Responsable. - PRINCIPIOS.
Los principios que a continuación se mencionan, regulan el Tratamiento de la
información desarrollada por CasaLuker, puntualmente frente al almacenamiento,
uso y Tratamiento de datos personales:
a. Principio de Legalidad: El Tratamiento de los datos personales es una
actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de
2012 en el Decreto 1377 de 2013 y en las demás disposiciones que las
desarrollen.
b. Principio de Finalidad: El uso, almacenamiento y Tratamiento deben
tener un fin específico e informado al titular en forma previa a su entrega.
c. Principio de Libertad: El Tratamiento sólo se podrá llevar a cabo de
acuerdo a con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
d. Principio de Transparencia: CasaLuker pondrá a disposición de los
titulares todos los mecanismos idóneos con el fin de garantizar la
información acerca de los datos personales que se encuentran consignados
en las bases de datos, en cualquier momento y sin restricciones.
e. Principio de Veracidad: En todo momento la información contenida en las
bases de datos será veraz e inequívoca, completa, exacta y actualizada. No
se utilizarán datos incompletos o fraccionados que puedan inducir a un
error. El titular podrá solicitar en cualquier momento la corrección,
actualización o supresión o bloqueo de la información.
f. Principio de Privacidad: Los datos personales no estarán disponibles en
ningún medio de divulgación pública o masiva en respeto del derecho a la
privacidad. CasaLuker no venderá ni compartirá la información por fuera
de los límites y condiciones previstas en este reglamento.
g. Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta
a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las
disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento
sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las
personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información
pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de
divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente
controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o
terceros autorizados conforme a la ley.
h. Principio de Seguridad: CasaLuker desplegará todos los medios e
implementará todas las herramientas útiles y pertinentes para el
aseguramiento de los registros contenidos en las bases de datos incluyendo
contratos de confidencialidad y en general cualquier mecanismo idóneo para
evitar cualquier fuga o Tratamiento errado de la información.
i. Principio de Confidencialidad: CasaLuker garantizará que todas las
personas intervinientes en el Tratamiento de la información serán objeto de
control y supervisión, inclusive, luego de finalizada su relación con las
labores que comprenden dicho Tratamiento.
j. Principio de Necesidad y Proporcionalidad: Los Datos Personales
registrados en una base de dato deben ser los estrictamente necesarios
para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento, informadas al
titular. En tal sentido, deben ser adecuados, pertinentes y acordes con las
finalidades para los cuales fueron recolectados. - TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD
DE LOS MISMOS.
En CasaLuker tratamos sus datos personales en cumplimiento de la Ley 1581 de
2012 y sus decretos reglamentarios, es por eso que velará por el correcto uso de
sus datos personales con el fin de garantizar la reserva de la información y
ofrecerle la mejor experiencia en la interacción con nuestros productos y servicios
digitales, así como el cumplimiento de nuestras relaciones contractuales.
CasaLuker en desarrollo de su objeto social trata información proveniente de
clientes, empleados, proveedores y terceras personas naturales.
Así mismo, podrá solicitar datos de beneficiarios entre los que se puede encontrar
menores de edad, datos de salud, considerados de carácter sensible, en cuyo caso
el suministro de esta información es facultativo.
El Tratamiento que realizará CasaLuker, con la información personal será el
siguiente: La recolección, almacenamiento, uso, circulación y eliminación.
A continuación, se enuncian las finalidades del Tratamiento para cada uno de los
grupos de interés: - RECURSO HUMANO
CasaLuker reconoce en su recurso humano una de sus mayores fortalezas, y está
comprometida en desarrollar una cultura de entendimiento, buenas prácticas, y
cumplimiento en la gestión de datos personales. En consecuencia, tratará la
información de sus trabajadores, practicantes, aprendices, personal retirado,
trabajadores que ocupan cargos críticos y aplicantes para las siguientes finalidades:
1.1. TRABAJADORES, PRACTICANTES, APRENDICES Y PERSONAL
RETIRADO.
a) El desarrollo de la relación contractual, en especial para el cumplimiento de
las obligaciones y el ejercicio adecuado de los derechos establecidos en la
ley.
b) El almacenamiento organizado de la información correspondiente a su
desempeño laboral y la emisión de las certificaciones y recomendaciones a
que haya lugar.
c) Hacer las vinculaciones al sistema de seguridad social y a las cajas de
compensación familiar.
d) Comunicación en caso de ausencia, distribución de información.
e) Hacerlos partícipes de beneficios y de las actividades de bienestar dispuestas
para los empleados y sus familias.
f) Monitorear el uso adecuado de los equipos asignados y de las plataformas y
aplicaciones puestas a su disposición para el cumplimiento de sus funciones.
g) Validar el ingreso de los trabajadores a CasaLuker y/o a las áreas a las que
ingresa el trabajador por cuestiones de seguridad.
h) Tener una relación del personal y cargos que han laborado en CasaLuker,
en caso requerir defensa dentro de un proceso legal.
i) Administración y relación del personal que ha desempeñado cargos en
CasaLuker.
CasaLuker utilizará los datos para dar cumplimiento a las obligaciones que impone
la ley laboral colombiana a los empleadores, y cualquier otra disposición legal
relacionada con prevención de conductas ilegales, así como para el cumplimiento
de las órdenes que impartan las autoridades colombianas competentes.
1.2. SEGURIDAD – TRABAJADORES QUE OCUPAN CARGOS CRÍTICOS:
Los datos de trabajadores que ocupan cargos críticos, únicamente se recopilan
con el fin de:
a) Cumplir con la normativa de las normas BASC.
b) Cumplir con la normativa de las normas OEA.
c) Realizar estudios de seguridad de manera periódica y/o anual a dichos
cargos críticos.
d) Ofrecer a través de estudios de seguridad las herramientas necesarias
para el cumplimiento de la seguridad en el trabajo.
e) Cumplir con la normativa en materia de SARLAFT.
f) Cumplir con todas la normativa en materia de prevención y protección, de
delitos asociados a los lavados de activos y financiación del terrorismo.
1.3. APLICANTES:
Los datos de aplicantes, se recopilan con el fin de:
a) Contar con el personal indicado para realizar una selección adecuada del
personal que quiere aspirar a los cargos en CasaLuker.
b) Administrar los datos de contacto de los aspirantes.
c) Cumplimiento con el proceso de selección.
d) Análisis de antecedentes laborales.
e) Trámite de vinculación como trabajador de CasaLuker.
f) Controlar el cumplimiento de requisitos para acceder al Sistema General
de Seguridad Social Integral en caso de ser seleccionado.
g) Consultar información en las listas para el control de lavado de activos
administradas por cualquier autoridad nacional o extranjera, tales como la
Oficina de Control de Activos en el Exterior (OFAC) del Departamento del
Tesoro de los Estados Unidos de América o en bases de datos o en listados
de personas jurídicas o naturales que figuren como vinculados de alguna u
otra forma con recursos provenientes del narcotráfico, lavado de activos o
actividades delictivas, centrales de información, Procuraduría, Contraloría,
Policía Nacional, DIJIN con el fin de preservar la confianza y transparencia
entre el titular de los datos y CasaLuker.
h) Controlar la seguridad empresarial en la evaluación de las personas y/o
aspirantes que pueden llegar a ser contratados por CasaLuker. - ACCIONISTAS.
Los datos de accionistas, únicamente se recopilan con el fin de:
a) Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de
accionista.
b) Envío de invitaciones a eventos programados por CasaLuker.
c) Emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la
sociedad.
d) Las demás establecidas en las autorizaciones que sean otorgadas por los
propios accionistas. - PROVEEDORES:
CasaLuker considera a sus proveedores unos aliados en el desarrollo de su
actividad, y busca que éstos tengan estándares compatibles de servicio, calidad,
cumplimiento y seguridad. Dada la relación establecida con éstos, bien sea a través
de órdenes, de servicio o contratos, trata su información con los siguientes fines:
a) El trámite de la solicitud de vinculación como proveedor.
b) Tener un registro de proveedores con información actualizada, veraz y
disponible.
c) Validar la información tributaria del proveedor.
d) Informar sobre el cumplimiento de las obligaciones contractuales y exigir
su cumplimiento.
e) Compartir las mejores políticas y estándares para asegurar la calidad, el
adecuado Tratamiento de la información, la seguridad y la confidencialidad
en la prestación de los servicios.
f) Hacerlos partícipes de eventos, información comercial y publicitaria
relacionada con sus productos y servicios.
g) Garantizar la seguridad de los activos, lugares de trabajo y de las personas
a través de la implementación de sistemas de video-vigilancia.
h) Realización de encuestas sobre satisfacción del bien suministrado o los
servicios prestados por el proveedor a CasaLuker.
i) Validar la información en cumplimiento de la exigencia legal de
conocimiento del proveedor aplicable a CasaLuker.
j) Validar la información de comportamiento financiero, comercial y de
servicios de sus proveedores.
k) Consulta y envío de información a las centrales de riesgo crediticio.
l) El control y la prevención del fraude, el lavado de activos y la financiación
del terrorismo.
m) Controlar el cumplimiento de requisitos para acceder al Sistema General
de Seguridad Social Integral. - CLIENTES:
1.1. Fines de consulta, reporte a centrales de riesgo y verificación
de información financiera y comercial.
a) Consultar ante los Operadores de Información o ante cualquier otra
persona o entidad que maneje o administre bases de datos de manera
legítima, para validar el comportamiento crediticio de los titulares y
evaluar las posibilidades de vincularlos y mantenerlos como sus clientes.
Así como, reportar, ante los mismos Operadores, de sus hábitos de pago,
tanto positivo como negativo.
b) Evaluar e identificar los cupos crediticios que tiene el cliente.
c) Validar la información tributaria del cliente.
d) Mantener contacto, e informarlo acerca de los productos y servicios
adquiridos.
e) Actualizar la información de contacto de manera periódica para el
cumplimiento de las obligaciones a su cargo y el ofrecimiento de nuevos
productos y servicios.
f) Realizar la gestión de cobranza judicial y extrajudicial, así como realizar
investigaciones de bienes y localización personal, para obtener el pago de
las obligaciones a cargo del titular de los datos.
g) La prevención y control del lavado de activos y la financiación del
terrorismo.
h) Como elemento de análisis para hacer estudios de mercado o
investigaciones comerciales, históricas o estadísticas.
i) Desarrollar herramientas que prevengan el fraude.
j) Desarrollo o utilización de herramientas que permitan conocer mi
comportamiento financiero y crediticio.
1.2. Fines contractuales y de identificación del usuario
a) Identificar a los clientes de manera segura.
b) Conocer el perfil de clientes de CasaLuker, y valorar el riesgo presente o
futuro de sus relaciones y servicios con los mismos.
c) Facilitar el cumplimiento de las obligaciones legales en materia de
conocimiento del cliente, o de las obligaciones en general a cargo de los
Titulares y las que le corresponden también a CasaLuker.
1.3. Fines comerciales, publicidad y mercadeo:
a) Supervisar y monitorear la calidad de los servicios y productos ofrecidos.
b) Ofrecer productos o servicios relacionados con CasaLuker, así como
enviar publicidad e información en general por cualquier medio de
contacto suministrado por el Titular.
c) Realizar estudios para conocer mejor los gustos, hábitos y necesidades de
los clientes.
d) Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos,
de mercado.
e) Diseñar, desarrollar, implementar, operar y/o administrar programas de
lealtad a través de los cuales se desarrollen estrategias de fidelización.
f) Realización de encuestas sobre satisfacción de los bienes o productos
ofrecidos por CasaLuker.
g) Las demás finalidades que determine CasaLuker en procesos que
impliquen la obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que
sean informadas a los Titulares de manera previa a la recolección de los
datos personales, pudiendo éstos aceptarlas o rechazarlas. - SEGURIDAD – CONTROL ACCESO VISITANTES:
Estos datos, únicamente se recopilan con el fin de:
a) Validar el ingreso de los visitantes a CasaLuker.
b) Identificar los datos personales del visitante que ingresa a las instalaciones
de la empresa.
c) Ofrecerle seguridad a CasaLuker, respecto a los visitantes que recibe.
d) Minimizar el riesgo de intrusión a la empresa. - MERCADEO:
Estos datos, únicamente se recopilan con el fin de:
e) Entregar información de merchandising.
f) Dar información sobre actividades promocionales vigentes o pasadas.
g) Realizar estrategias de mercadeo como correo directo, mailing,
promociones, investigaciones de mercado y/o publicidad.
h) Verificar la entrega de premios de las actividades promocionales realizadas
por CasaLuker o por un tercero a servicio de CasaLuker.
i) Entregar premios de las actividades promocionales realizadas por
CasaLuker o un tercero a servicio de CasaLuker. - DATOS DE ESPECIAL TRATAMIENTO
8.1. DATOS SENSIBLES.
Está prohibido el Tratamiento de datos sensibles excepto cuando:
• El titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en
los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha
autorización.
• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y
éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos,
los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con
las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o
cualquier otro organismo, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o
sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las
personas que mantengan contactos regulares por su finalidad. En estos
eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización
del titular.
• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el
reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En
este evento deberán adoptarse las medidas para suprimir la identidad de
los titulares.
8.2. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLECENTES.
El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido,
excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública. Las áreas que por la
naturaleza de su gestión deban realizar este tipo de datos personales, deben
aplicar los principios para la protección de los derechos fundamentales de este tipo
de titulares de datos personales.
PARTE II.
AUTORIZACIONES. - AUTORIZACIÓN.
En concordancia con lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario
1377 de 2013, incorporado en el Decreto único reglamentario 1074 de 2015, el
uso, la recolección y el almacenamiento de datos personales por parte de
CasaLuker, debe contar con una autorización donde se manifieste el
consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el
Tratamiento de sus datos personales. - EXCEPCIONES
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, para el Tratamiento se requiere
la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por
cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en
ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos,
estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Cuando CasaLuker se encuentre frente a alguna de estas situaciones, lo dejará
claramente revelado y en todo caso cumplirá con las demás disposiciones
contenidas en la ley. - PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN.
CasaLuker pondrá en funcionamiento todos los mecanismos idóneos con el fin de
permitir a los titulares otorgar su autorización para el Tratamiento de datos
personales.
PARTE III
DERECHOS. - DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.
El titular de la información recopilada por CasaLuker tendrá los siguientes
derechos:
1) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá
ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos,
fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2) Solicitar la prueba de la autorización otorgada para que realice Tratamiento
de los datos personales.
3) Previa solicitud a CasaLuker, conocer el uso que se ha dado a sus datos
personales.
4) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por
infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y Decreto reglamentario
1377 de 2013 emitido por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo una
vez agotado el trámite del que trata el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
5) Revocar la autorización otorgada a CasaLuker, para detener el tratamiento
de los datos personales de los titulares.
6) Solicitar la supresión de sus datos personales de las bases de datos de
CasaLuker. cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos
y garantías constitucionales y legales.
7) Acceder en forma gratuita a los datos personales propios que reposen en la
base de datos de CasaLuker.
PARTE IV.
DEBERES. - DEBERES DE CasaLuker RESPECTO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
PERSONALES.
CasaLuker, en su condición de Responsable de la información, es consciente de la
importancia de observar las políticas y protocolos tendientes a proteger los datos
personales de los titulares, toda vez que los mismos son propiedad de las personas
a las que se refieren y sólo ellas mismas pueden decidir sobre el uso que se va a
dar a dichos datos. CasaLuker hará uso de los datos personales para las
finalidades expresadas por el titular, respecto a las disposiciones consagradas en la
ley y en otras que versan sobre la protección de datos personales.
Por tanto CasaLuker se compromete a cumplir a cabalidad y de forma permanente
con los preceptos que a continuación se mencionan.
1) Garantizar al titular de forma indefinida y permanente el pleno y efectivo
respeto de sus derechos referidos a sus datos personales.
2) Conservar la información bajo estrictas medidas de seguridad con el fin de
impedir pérdida, consulta uso o acceso no permitido o fraudulento.
3) Tramitar las consultas y reclamos interpuestos por los titulares de la
información en los términos que para ello tiene fijado el artículo 14 de la
Ley 1581 de 2012 en cuanto al tiempo de respuesta.
4) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que con
ocasión de sus labores como trabajadores de CasaLuker, deban tener
dicho acceso.
5) Informar oportunamente a la Superintendencia de Industria y Comercio
cuando se presenten eventuales violaciones a los protocolos de seguridad
de la información o existan riesgos en la administración de la información
entregada por los titulares.
6) Cumplir estrictamente con la Ley 1581 de 2012 su Decreto Reglamentario
1377 de 2013, contenido en el Decreto único Reglamentario 1074 de 2015
y demás normas concordantes, al igual que con todos los requerimientos
realizados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
PARTE V.
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN - NIVEL DE MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADO AL TRATAMIENTO
CasaLuker cuenta con políticas, normas y procedimientos tendientes a mantener
la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, incluyendo los
Datos Personales. Igualmente, ha implementado medidas técnicas, humanas y
administrativas para preservar la seguridad de la información y los datos, prevenir
su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Así mismo, ha establecido que, en los contratos, celebrados con los Encargados, se
incluyan cláusulas que establezcan de manera clara el deber de éstos de garantizar
la consonancia de sus políticas con las adoptadas por CasaLuker, la existencia de
canales para atender el ejercicio de los derechos de los titulares, la sujeción a la
finalidad, la seguridad y privacidad de la información del Titular.
La información no pública que CasaLuker posee sobre sus clientes, proveedores,
trabajadores y demás terceros, así como sus operaciones, tiene carácter
confidencial; en ese sentido CasaLuker ha adoptado normas y procedimientos
para: (i) Garantizar la seguridad de acceso a sus sistemas informáticos y a los
archivos físicos en los que se almacena documentación contractual y transaccional
de sus clientes; (ii) Dar cumplimiento a las exigencias legales en materia de
protección de datos de carácter personal.
Con independencia de las responsabilidades específicamente asignadas a
determinadas áreas de CasaLuker, en materia de seguridad de la información y de
protección de datos de carácter personal, los empleados que por razón de su cargo
o de su actividad profesional dispongan o tengan acceso a este tipo de datos, son
responsables de su custodia, confidencialidad y apropiado uso. - PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO
DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES.
15.1. CONSULTAS
En desarrollo del artículo 14 de la Ley General denominado “Consultas”, los
Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información que de éste repose
en las bases de datos administradas por CasaLuker.
Los Titulares deberán acreditar su identidad de la siguiente manera:
a) Solicitudes presentadas a través de documento escrito: adjuntar copia de
la cédula.
b) Solicitudes presentadas físicamente: deberá resolver un cuestionario de
validación de identidad.
Los causahabientes deberán acreditar el parentesco adjuntando copia de la
escritura donde se de apertura a la sucesión y copia de su documento de identidad.
Los apoderados, deberán presentar copia auténtica del poder y de su documento de
identidad.
Una vez que CasaLuker reciba la solicitud de información por cualquiera de los
canales antes señalados, procederá a revisar el registro individual que corresponda
al nombre del Titular y al número de documento de identidad aportado, si
encontrare alguna diferencia entre estos dos datos lo informará, con el fin de que el
solicitante la aclare.
Si revisado el documento aportado y el nombre del titular encuentra que hay
conformidad en los mismos, procederá a dar respuesta en un término de diez (10)
días hábiles contados a partir de la fecha de recibo.
En el evento en que CasaLuker considere que requiere de un mayor tiempo para
dar respuesta a la consulta, informará al titular de tal situación y dará respuesta en
un término que no excederá de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del
primer término.
15.2. RECLAMOS
El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una
base de datos administrada por CasaLuker debe ser sujeta de corrección,
actualización o supresión, o si advierten un incumplimiento de CasaLuker o de
alguno de sus encargados, podrán presentar un reclamo ante CasaLuker o al
encargado, en los siguientes términos:
El reclamo se formulará ante CasaLuker o el Encargado del Tratamiento,
acompañado de una copia del documento que identifique al titular, la
descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección
donde desea recibir notificaciones, pudiendo ser esta física o electrónica y
adjuntando los documentos que pretenda hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto se requerirá al interesado dentro de los
cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las
fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin
que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha
desistido del reclamo.
En caso de que CasaLuker o el encargado a quien se dirija no sea
competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un
término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al
interesado.
Si CasaLuker no conoce la persona a quien deba trasladarlo, informará de
inmediato al Titular con copia a la Superintendencia de Industria y
Comercio.
Una vez recibido el reclamo completo, se debe incluir en la base de datos
correspondiente la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo,
esto debe ocurrir en un término máximo de dos (2) días hábiles. Dicha
leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decido.
El término máximo para responder el reclamo es de quince (15) días
hábiles, a partir del día siguiente de la fecha de recibo, si no es posible
hacerlo en este término se informará al interesado los motivos de la
demora y la fecha en que éste se atenderá, la cual no podrá exceder de
ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
PARTE VI.
PARTE FINAL. - PERSONA O DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE
PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.
El área jurídica será la responsable de velar por el cumplimiento de estas
disposiciones. Esta área tendrá una comunicación directa con los responsables de
las diferentes áreas de CasaLuker, que se encuentren involucradas, estas son:
Mercadeo, Riesgo Transaccional, Operaciones, y Jurídico, con el fin de garantizar
que todos los aspectos señalados queden debidamente recogidos y que los deberes
que estipula la ley se cumplan. - ÁREA ENCARGADA DE LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES
CasaLuker, en el desarrollo e implementación del Programa Integral de Gestión de
Datos Personales ha designado un área específica para hacer cumplir las
disposiciones que en esta materia ha expedido y garantizar la construcción y la
conservación de una cultura, en la que la Protección de los Datos Personales sea un
elemento indispensable a ser desarrollado por todas las áreas de CasaLuker.
Así mismo, el área será liderada por un funcionario que tendrá la carga de Oficial
de Protección de Datos Personales. La compañía ha establecido también que el
Comité Directivo conozca periódicamente el avance y ejecución del programa con el
fin de mantener informado al Presidente de la Compañía y a la Junta Directiva.
De esta manera, CasaLuker hace expreso el compromiso de la Alta Dirección en la
gestión de este programa y su constante involucramiento en las decisiones y en la
supervisión del mismo.
Los canales que ha dispuesto CasaLuker, para la atención de sus solicitudes en
relación con Protección de Datos Personales son los siguientes:
Correo Electrónico: [email protected]
Dirección física: Carrera 23 No. 64B – 33 Torre A El Cable, en Manizales.
Calle 13 No. 68 – 98, Zona Industrial, en Bogotá. - CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS.
Cualquier cambio sustancial en la Política para el Tratamiento de Datos Personales
se comunicará oportunamente a los titulares que reposen en las bases de datos
mediante comunicación masiva dirigida a los datos de contacto remitidos a
CasaLuker. En caso de no tener el contacto de los titulares para la comunicación
del cambio de la política, CasaLuker adicionalmente, lo informará a través de su
página web www.casaluker.com o de cualquier otro mecanismo eficiente. - VIGENCIA.
Esta Política de Protección de Datos Personales se adoptó en el 2016. Las áreas de
CasaLuker especialmente impactadas participaron activamente en el desarrollo de
esta política y realizó un trabajo colectivo orientado a difundir los aspectos más
relevantes de la misma y de la normativa aplicable en general. Este trabajo de
cultura, educación e información se seguirá llevando a cabo de manera constante,
pues el compromiso de CasaLuker es el de fomentar la cultura de uso respetuoso,
seguro y eficiente de los datos personales.
Actualizaciones Fecha
Primera actualización Octubre de 2020